Disposal of Government Document Rules, 2027

What does it do?

• These Rules cover all Government of Nepal offices, including the offices of constitutional bodies, but not army or police offices. "Disposal" means cancelling a document so that it can no longer be read, understood or used, and includes burning it.यी नियमहरू सैनिक तथा प्रहरी कार्यालयबाहेक नेपाल सरकारका सबै कार्यालय र संवैधानिक अङ्गका कार्यालयमा लागू हुन्छन्। कागजात धुल्याउनु भन्नाले त्यसमा लेखिएको व्यहोरा पढ्न, बुझ्न वा कुनै उपयोग गर्न नसकिने गरी रद्द गर्नु र आगोमा डढाउनु समेत बुझिन्छ। Nepal Law Commission Rule 2(क)-(ख), PDF p. 1
• The head of office must order disposal of documents listed in Schedules 1 to 5 once the set time has passed after the work is completed: 1 year (for example daily to half-yearly reports and staff travel and allowance accounts after final clearance), 3 years (construction contracts and grants after audit clearance), 5 years (attendance forms, progress reports; staff service details and confidential reports 5 years after the employee leaves), 10 years (annual reports, arms import or export licences) and 20 years (passport books and applications, construction measurement books).कार्यालय प्रमुखले अनुसूची १ देखि ५ मा लेखिएका कागजात काम तामेल भएपछि तोकिएको अवधि नाघेपछि धुल्याउन आदेश दिनुपर्छ: १ वर्ष (जस्तै दैनिकदेखि अर्धवार्षिक प्रतिवेदन, अन्तिम फरफारक भएपछि कर्मचारीको भत्ता र भ्रमणको लेखा), ३ वर्ष (लेखापरीक्षणपछि निर्माण सम्झौता र अनुदानका कागजात), ५ वर्ष (हाजिर फाराम, प्रगति प्रतिवेदन; कर्मचारीको नोकरी विवरण र गोप्य प्रतिवेदन सेवा छाडेको ५ वर्षपछि), १० वर्ष (वार्षिक प्रतिवेदन, हातहतियार ल्याउने लैजाने इजाजत) र २० वर्ष (राहदानीको मूल किताब र दरखास्त, निर्माणको नापी किताब)। Nepal Law Commission Rule 3(1), PDF p. 1; Schedules 1-5, PDF pp. 3-7
• Some documents must never be disposed of (Schedule 6), including documents bearing the royal seal (Lalmohar), treaties and agreements with foreign states or bodies, maps of Nepal, border papers, original Cabinet decisions, papers showing ownership of property, survey maps, staff service record rolls, final court rulings in government cases and commission reports. The head of office may also refuse to dispose of any document for reasons of history, art, culture or security, and may send non-secret ones to the archives.अनुसूची ६ मा लेखिएका कागजात कहिल्यै धुल्याउन मिल्दैन, जस्तै लालमोहर लागेका कागजात, विदेशी राष्ट्र वा संस्थासँगका सन्धि सम्झौता, नेपालको नक्सा, देशको सिमाना सम्बन्धी कागजात, मन्त्रिपरिषद्को निर्णयको मूल प्रति, सम्पत्तिको हकदैया देखाउने कागजात, नापी नक्सा, कर्मचारीको सिटरोल, नेपाल सरकार पक्ष भएको मुद्दाको अन्तिम फैसला र आयोगको प्रतिवेदन। इतिहास, कला, संस्कृति वा सुरक्षाका दृष्टिले उचित नदेखिए कार्यालय प्रमुखले कुनै पनि कागजात धुल्याउन आदेश नदिन सक्छ र गोप्यबाहेकका कागजात अभिलेखालयमा राख्न आदेश दिन सक्छ। Nepal Law Commission Rule 3(3), PDF p. 2; Schedule 6, PDF p. 8
• Before disposal, the office must record the subject and a short summary of each document in the government's format, signed by the head of office. Disposal must take place in the presence of a representative of a nearby government office, unless the head of office is a gazetted officer. Disposed documents may be sold to a body or person named by the government, or auctioned under the law.धुल्याउनुअघि सम्बन्धित कार्यालयले नेपाल सरकारले तोकेको ढाँचामा कागजातको विषय र छोटकरी व्यहोरा लेखी कार्यालय प्रमुखको दस्तखत गराई अभिलेख राख्नुपर्छ। कागजात नजिकको कुनै सरकारी कार्यालयको एक प्रतिनिधिको रोहवरमा धुल्याउनुपर्छ, तर कार्यालय प्रमुख राजपत्राङ्कित कर्मचारी भए प्रतिनिधि राख्नु आवश्यक छैन। धुल्याइएका कागजात सरकारले तोकेको संस्था वा व्यक्तिलाई बिक्री गर्न वा कानून अनुसार लिलाम गर्न सकिन्छ। Nepal Law Commission Rules 4-6, PDF p. 2

Gaps, loopholes and improvement ideas

None documented in the official reports we have reviewed so far.

Where does it conflict with other laws?

No conflict with another law is documented in the sources we have reviewed so far.