Defense Financial (Procedure) Rules, 2022

What does it do?

• The Secretary of the Ministry of Defence is responsible for the financial administration of the defence budget. The Secretary must ask the Ministry of Finance in time for funds allocated to the Nepali Army in the Appropriation Act, prepare the year's income and spending accounts and send them to the Auditor General. The Secretary decides how much advance to give Army Headquarters and its units, and may require prior approval for any spending.रक्षा बजेटको आर्थिक प्रशासनको जिम्मेवारी रक्षा मन्त्रालयका सचिवको हुन्छ। सचिवले विनियोजन ऐनमा नेपाली सेनाका लागि छुट्याइएको रकम समयमै अर्थ मन्त्रालयसँग माग गर्नुपर्छ र वर्षभरको आम्दानी र खर्चको हिसाब तयार गरी महालेखा परीक्षककहाँ पठाउनुपर्छ। जङ्गी अड्डा र मातहतका इकाइलाई कति पेस्की दिने भन्ने निर्णय सचिवले गर्छन् र कुनै पनि खर्च आफ्नो पूर्वस्वीकृतिपछि मात्र गर्ने गरी रोक्न सक्छन्। Nepal Law Commission Rule 3(1)-(3), PDF pp. 1-2
• The Secretary must send a monthly statement to the Accountant General showing spending, cash and bank balances, and advances not yet settled. Money left unspent at the end of the fiscal year is paid into the Consolidated Fund.सचिवले खर्चको आर्थिक विवरण, बाँकी नगद र बैङ्क मौज्दात तथा फछ्र्यौट हुन बाँकी पेस्कीको विवरणसहितको मास्केवारी महालेखा नियन्त्रककहाँ पठाउनुपर्छ। आर्थिक वर्षको अन्त्यमा खर्च नभएको बाँकी रकम सञ्चित कोषमा दाखिल गरिन्छ। Nepal Law Commission Rule 3(4)-(5), PDF pp. 2-3
• A Controller of Defence Accounts and Stores Office works under the Defence Secretary. It checks Army spending requests against the budget, gives advances and payments, keeps income and spending accounts by budget heading, carries out internal audit, approves or cancels contracts, and takes action where spending or income was irregular. Weapons and ammunition are outside its spending checks.रक्षा सचिवमातहत कन्ट्रोलर अफ डिफेन्स एकाउन्ट एन्ड स्टोर्स कार्यालय रहन्छ। यसले सेनाबाट आएको खर्चको माग बजेटभित्र पर्छ कि पर्दैन जाँची पेस्की र भुक्तानी दिन्छ, बजेट शीर्षकअनुसार आम्दानी र खर्चको हिसाब राख्छ, आन्तरिक लेखापरीक्षण गर्छ, ठेक्का सदर वा बदर गर्छ र अनियमित खर्च वा आम्दानीमा कारबाही गर्छ वा गराउँछ। हातहतियार र खरखजानाको खर्च यसको जाँचभित्र पर्दैन। Nepal Law Commission Rule 4, PDF p. 3
• The head of each Army office, unit or depot is personally responsible for the government money taken as advance and for its accounts. They must spend only within approved headings, sign every receipt and bill, guard against fraud or loss by staff, and send a monthly financial statement to the Controller's office, with bills and receipts within 3 days of recording the spending. Purchases above their own authority need the Controller's office's approval.सेनाका प्रत्येक कार्यालय, युनिट वा डिपोका प्रमुख पेस्कीमा लिएको सरकारी रकम र त्यसको हिसाबका लागि व्यक्तिगत रूपमा जिम्मेवार हुन्छन्। उनले स्वीकृत शीर्षकभित्र मात्र खर्च गर्नुपर्छ, सबै रसिद र बिलमा दस्तखत गर्नुपर्छ, मातहतका कर्मचारीबाट हुने धोका वा हानिनोक्सानी रोक्नुपर्छ र कन्ट्रोलरको कार्यालयमा मासिक आर्थिक विवरण पठाउनुपर्छ। खर्च लेखिएको ३ दिनभित्र बिल र रसिद पठाउनुपर्छ। आफ्नो अधिकारभन्दा माथिको खरिदका लागि कन्ट्रोलरको कार्यालयको स्वीकृति चाहिन्छ। Nepal Law Commission Rule 5(1)-(7), PDF pp. 3-4
• The Controller's office sends staff to audit Army offices and units every 3 months inside Kathmandu Valley and every 6 months outside it. If an auditor finds that an officer or soldier has misused government money, the auditor must at once inform that person's superior in writing. The superior must act straight away and report to the Controller's office.कन्ट्रोलरको कार्यालयले काठमाडौँ उपत्यकाभित्र प्रत्येक ३ महिनामा र उपत्यकाबाहिर प्रत्येक ६ महिनामा कर्मचारी खटाई सेनाका कार्यालय र युनिटको आन्तरिक लेखापरीक्षण गराउँछ। लेखापरीक्षकले कुनै अधिकृत वा जवानले सरकारी धन हिनामिना वा दुरुपयोग गरेको भेटेमा तुरुन्तै निजभन्दा माथिल्लो अधिकृतलाई लिखित सूचना दिनुपर्छ। माथिल्लो अधिकारीले तत्काल कारबाही गरी कन्ट्रोलरको कार्यालयमा जानकारी पठाउनुपर्छ। Nepal Law Commission Rule 6(1)-(2), PDF pp. 4-5

Gaps, loopholes and improvement ideas

None documented in the official reports we have reviewed so far.

Where does it conflict with other laws?

No conflict with another law is documented in the sources we have reviewed so far.