National Identity Card and Vital Registration Regulation, 2077

Type: Regulation
Year: २०७७ BS
Status: In force
Category: खण्ड ४ कः आन्तरिक प्रशासन · Volume 4 A: Internal Administration
Made under: National Identity Card and Vital Registration Act, 2076
Official text: Official page Official text (PDF)

Analysis drawn from official reports, court rulings and published research, each cited. Figures are being double-checked against the source documents; corrections are welcome.

What does it do?

The Government of Nepal made this regulation under Section 50 of the National Identity Card and Vital Registration Act, 2076. It replaced the Birth, Death and Other Personal Events (Registration) Rules, 2034 and has been amended twice, most recently in 2082. The Department of National ID and Civil Registration builds and runs the national identity management information system, and service providers must connect to it once identity cards are in force.नेपाल सरकारले राष्ट्रिय परिचयपत्र तथा पञ्जीकरण ऐन, २०७६ को दफा ५० ले दिएको अधिकार प्रयोग गरी यो नियमावली बनाएको हो। यसले जन्म, मृत्यु तथा अन्य व्यक्तिगत घटना (दर्ता गर्ने) नियमावली, २०३४ खारेज गरेको हो र यसमा दुई पटक संशोधन भएको छ, पछिल्लो संशोधन २०८२ मा भएको हो। राष्ट्रिय परिचयपत्र तथा पञ्जीकरण विभागले राष्ट्रिय परिचय व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको विकास र सञ्चालन गर्छ। परिचयपत्र लागू भएपछि सेवा प्रदायक निकाय उक्त प्रणालीमा आबद्ध हुनुपर्छ। Nepal Law Commission Title page and preamble, PDF p. 1; Rule 3, PDF p. 2; Rule 39, PDF p. 25
A citizen applies for the national identity card to the local officer (Schedule 1) within the period set in Section 7(1) of the Act. They bring the original citizenship certificate, plus proof of date of birth if it is missing, and migration or marriage certificates where the address or spouse differs. A person eligible for citizenship but without a certificate can also apply (Schedule 2). The applicant must appear in person to give biometric data, and the originals are returned. A random ten-digit number is generated automatically. The Department issues the card, which must be collected in person. The late fee is Rs 200 and a duplicate card costs Rs 500.नागरिकले ऐनको दफा ७(१) मा तोकिएको अवधिभित्र स्थानीय अधिकारीसमक्ष अनुसूची–१ को ढाँचामा परिचयपत्रका लागि निवेदन दिन्छन्। निवेदनसाथ नागरिकताको सक्कल प्रमाणपत्र, जन्ममिति नखुलेको भए सो खुल्ने प्रमाण र ठेगाना वा पति–पत्नीको नाम फरक भए बसाइँसराइ वा विवाह दर्ताको प्रमाणपत्र चाहिन्छ। नागरिकता पाउन योग्य तर प्रमाणपत्र नलिएका व्यक्तिले पनि अनुसूची–२ बमोजिम निवेदन दिन सक्छन्। वैयक्तिक तथा जैविक विवरण दिन आफैँ उपस्थित हुनुपर्छ र सक्कल कागजात फिर्ता दिइन्छ। प्रणालीबाट स्वचालित रूपमा दश अङ्कको परिचय नम्बर उत्पन्न हुन्छ। विभागले परिचयपत्र जारी गर्छ र आफैँ उपस्थित भई बुझ्नुपर्छ। म्याद नाघेपछिको विलम्ब दस्तुर रु. २०० र प्रतिलिपि दस्तुर रु. ५०० छ। Nepal Law Commission Rule 4(1)-(10), PDF pp. 2-3; Rules 6-7 and 9, PDF pp. 4-5; Rule 13, PDF p. 8; Schedule 3 items 1-2, PDF p. 35
Births, deaths, marriages, divorces and migration are reported on set forms to the local registrar's office (usually the ward office). The forms are free and may be filed online. If there is no one with the duty to inform, a guardian or the ward chair reports the event. A divorced woman can register events at her own permanent address. Children living with their mother can be registered at the mother's address, and births to women serving sentences in prison are reported through the prison office. Registering after the legal deadline costs a Rs 200 late fee in Nepal (USD 25 at a Nepali mission). These fees go to the local government's revenue account.जन्म, मृत्यु, विवाह, सम्बन्धविच्छेद र बसाइँसराइको सूचना तोकिएको फाराममा स्थानीय पञ्जिकाधिकारीको कार्यालयमा दिइन्छ। फाराम निःशुल्क पाइन्छ र अनलाइनबाट पनि सूचना दिन सकिन्छ। सूचना दिनुपर्ने व्यक्ति नभए संरक्षक वा वडाध्यक्षले सूचना दिन्छन्। सम्बन्धविच्छेद भएकी महिलाले आफ्नो स्थायी ठेगानामै घटना दर्ता गराउन सक्छिन्। आमासँग बस्ने छोराछोरीको घटना आमाको ठेगानामा दर्ता गर्न सकिन्छ र कारागारमा सजाय भोगिरहेकी महिलाबाट जन्मेको बच्चाको सूचना कारागार कार्यालयमार्फत दिइन्छ। कानूनी अवधि नाघेपछि दर्ता गर्दा नेपालमा रु. २०० र नेपाली नियोगमा २५ अमेरिकी डलर विलम्ब शुल्क लाग्छ र यस्तो शुल्क स्थानीय तहको राजस्व खातामा जम्मा हुन्छ। Nepal Law Commission Rule 16(1)-(13), PDF pp. 8-10; Rule 17(1)-(2), PDF pp. 10-11; Rule 35(1), PDF pp. 23-24; Schedule 3 item 3, PDF p. 35
A parent or guardian can get a minor's national identity card for a child by applying with the birth certificate and a parent's identity number or citizenship certificate. If both parents are untraceable or dead, the documents required for citizenship are used instead. For children under ten, only a digital photo is taken as biometric data.बाबु, आमा, संरक्षक वा माथवर व्यक्तिले जन्मदर्ता प्रमाणपत्र र बाबु वा आमाको परिचय नम्बर वा नागरिकता प्रमाणपत्रसहित नाबालकको राष्ट्रिय परिचयपत्रका लागि निवेदन दिन सक्छन्। बाबुआमा दुवै पत्ता नलागेको वा मृत्यु भएको अवस्थामा नागरिकताका लागि चाहिने कागजात पेश गरिन्छ। दश वर्षमुनिका नाबालकको जैविक विवरणमा डिजिटल तस्वीर मात्र लिइन्छ। Nepal Law Commission Rule 11(1)-(5), PDF pp. 5-6
The Department runs the data bank under security standards; for example, the master key of the identity system is split among three different bodies. With Ministry approval, public or private bodies can use the system to verify identity numbers, personal or biometric details or cards. Each check costs Rs 5, Rs 10 or Rs 20, and government bodies pay nothing. Government systems for passports, land, vehicles, driving licences, vital registration, social security, revenue and citizenship can be linked directly. The Election Commission can receive data online to update the voter list. Individuals must be able to find out who used or viewed their data in the last six months.विभागले सुरक्षा मापदण्डअनुसार तथ्याङ्क भण्डार सञ्चालन गर्छ; उदाहरणका लागि परिचय प्रणालीको मूल सुरक्षा साँचो तीनवटा फरक निकायमा रहन्छ। मन्त्रालयको स्वीकृतिमा सार्वजनिक वा निजी संस्थाले परिचय नम्बर, वैयक्तिक वा जैविक विवरण वा परिचयपत्र प्रमाणीकरण गर्न प्रणाली प्रयोग गर्न सक्छन्। प्रति पटक रु. ५, १० वा २० दस्तुर लाग्छ र सरकारी निकायलाई दस्तुर लाग्दैन। राहदानी, भूमि, सवारी दर्ता, सवारी चालक अनुमतिपत्र, व्यक्तिगत घटना दर्ता, सामाजिक सुरक्षा, राजस्व र नागरिकतासम्बन्धी सरकारी प्रणाली सीधै आबद्ध हुन सक्छन्। निर्वाचन आयोगले मतदाता नामावली अद्यावधिक गर्न विवरण अनलाइन पाउन सक्छ। पछिल्लो छ महिनाभित्र आफ्नो विवरण कसले प्रयोग गर्‍यो वा हेर्‍यो भन्ने जानकारी सम्बन्धित व्यक्तिले पाउने व्यवस्था हुनुपर्छ। Nepal Law Commission Rules 29-30, PDF pp. 20-23; Rule 32, PDF p. 23; Schedule 3 item 6, PDF p. 36

Gaps, loopholes and improvement ideas

Capacity Most cards have not reached people. The Home Administration Reform Action Plan, 2078 aimed to collect details of 20 million citizens and hand out 10 million national identity cards within two years. The Auditor General's 62nd report found that by the end of the audit period 15.207 million records had been collected and 4.328 million cards printed, but only 867,000 (20%) had been handed out. The 63rd report found that by the end of Asar 2082, 18.112 million records had been collected, 7.208 million cards printed and 2.906 million handed out. Both reports said the work should be finished on time as the plan set out.धेरैजसो परिचयपत्र नागरिकको हातमा पुगेका छैनन्। गृह प्रशासन सुधार कार्ययोजना, २०७८ ले दुई वर्षभित्र २ करोड नागरिकको विवरण सङ्कलन गरी १ करोड नागरिकलाई राष्ट्रिय परिचयपत्र वितरण गर्ने लक्ष्य राखेको थियो। लेखापरीक्षण अवधिसम्म १ करोड ५२ लाख ७ हजार विवरण सङ्कलन, ४३ लाख २८ हजार परिचयपत्र छपाइ र ८ लाख ६७ हजार (२० प्रतिशत) मात्र वितरण भएको महालेखापरीक्षकको बासट्ठीऔँ प्रतिवेदनमा उल्लेख छ। २०८२ असार मसान्तसम्म १ करोड ८१ लाख १२ हजार विवरण सङ्कलन, ७२ लाख ८ हजार छपाइ र २९ लाख ६ हजार परिचयपत्र वितरण भएको त्रिसट्ठीऔँ प्रतिवेदनमा उल्लेख छ। दुवै प्रतिवेदनले कार्ययोजनाअनुसार समयमै काम सम्पन्न गर्नुपर्ने बताएका छन्। Office of the Auditor General, Nepal · Office of the Auditor General, Nepal OAG 62nd report, Ministry of Home Affairs chapter (Department of National ID and Civil Registration), para 19, printed p. 306 (PDF p. 336); OAG 63rd report, same chapter, para 19, printed p. 268 (PDF p. 300); Rules 5-6 and 9, PDF pp. 3-5
Capacity Record systems are causing service delays. The Auditor General's 63rd report cites Rule 29 (the data bank) and Rule 30(6) (giving social-security systems access to the identity system). It found that the systems in use were not regularly maintained or upgraded and that senior citizens' fingerprints often did not match. It also found that retina scanners were lacking and that uploaded documents disappeared on their own because the systems were not linked, so they had to be uploaded again. Together with data mismatches, this was delaying services. The report says the systems should be upgraded and these problems fixed.अभिलेख प्रणालीका समस्याले सेवा ढिलो भइरहेको छ। महालेखापरीक्षकको त्रिसट्ठीऔँ प्रतिवेदनले नियम २९ (तथ्याङ्क भण्डार) र नियम ३०(६) (सामाजिक सुरक्षा प्रणालीलाई परिचय प्रणालीमा पहुँच) उल्लेख गरेको छ। प्रयोगमा रहेका सूचना प्रणालीको नियमित मर्मतसम्भार र समयानुकूल स्तरोन्नति नभएको तथा ज्येष्ठ नागरिकको औँठाछाप नमिल्ने गरेको प्रतिवेदनले देखाएको छ। रेटिना स्क्यान उपकरण नभएको र प्रणालीबीच आबद्धता नहुँदा अपलोड गरेका कागजात आफैँ हट्ने र पुनः अपलोड गर्नुपर्ने अवस्था पनि छ। तथ्याङ्क नमिल्ने समस्यासमेतका कारण सेवा प्रवाहमा ढिलाइ भएको छ। प्रतिवेदनले प्रणाली स्तरोन्नति गरी यी समस्या समाधान गर्नुपर्ने बताएको छ। Office of the Auditor General, Nepal · Nepal Law Commission OAG 63rd report, performance audit 'Effectiveness of the social security allowance programme', finding 1, printed p. 596 (PDF p. 632); Rules 29 and 30(6), PDF pp. 20-22
Unclear Late fees for vital registration differ from place to place. The Auditor General reviewed local governments' vital-event registration fees for FY 2079/80-2081/82. Kathmandu Metropolitan City charged Rs 50 per event registered after 35 days, while other sampled local governments charged amounts between Rs 50 and Rs 300, for example Rs 150 in Likhu Rural Municipality and Rs 200 to Rs 300 in Chandragiri and Baglung municipalities. Schedule 3 of this regulation sets the late fee for vital-event registration in Nepal at Rs 200 (Rule 17(2)). The report cites Section 7 of the Act, not this regulation.व्यक्तिगत घटना दर्ताको विलम्ब शुल्क स्थानीय तहपिच्छे फरक छ। आर्थिक वर्ष २०७९/८० देखि २०८१/८२ सम्म ३५ दिन नाघेपछि दर्ता हुने घटनामा काठमाडौँ महानगरपालिकाले प्रति घटना रु. ५० र नमुनामा परेका अन्य स्थानीय तहले रु. ५० देखि ३०० सम्म (जस्तै लिखु गाउँपालिकाले रु. १५० र चन्द्रागिरि तथा बागलुङ नगरपालिकाले रु. २०० देखि ३००) लिएको महालेखापरीक्षकले उल्लेख गरेका छन्। यस नियमावलीको अनुसूची–३ ले नेपालमा व्यक्तिगत घटना दर्ताको विलम्ब शुल्क रु. २०० तोकेको छ (नियम १७(२))। प्रतिवेदनले यस नियमावलीको होइन, ऐनको दफा ७ उल्लेख गरेको छ। Office of the Auditor General, Nepal · Nepal Law Commission OAG 63rd report, performance audit of local-level revenue administration and collection, para 6.5, printed p. 648 (PDF p. 684); Rule 17(2), PDF p. 11; Schedule 3 item 3, PDF p. 35
Not enforced Birth registration fails when the father is absent. The UN CEDAW Committee noted in February 2025 that the National ID and Civil Registration Act (2020) and this Regulation (2021) allow births to be registered by the mother or the father. Even so, it found that in practice birth certificates are often not issued when the father is missing or unidentified, which increases children's risk of statelessness. It also noted that, according to the 2021 census, 26% of children under five had no birth certificate.बाबु नभएको अवस्थामा जन्मदर्ता हुन सकेको छैन। राष्ट्रिय परिचयपत्र तथा पञ्जीकरण ऐन र यो नियमावलीले आमा वा बाबुले जन्मदर्ता गराउन सक्ने व्यवस्था गरे पनि व्यवहारमा बाबु हराएको वा पहिचान नभएको अवस्थामा जन्मदर्ता प्रमाणपत्र प्रायः जारी नहुने र यसले बालबालिका राज्यविहीन हुने जोखिम बढाउने कुरा संयुक्त राष्ट्रसङ्घीय CEDAW समितिले सन् २०२५ फेब्रुअरीमा उल्लेख गरेको छ। सन् २०२१ को जनगणनाअनुसार पाँच वर्षमुनिका २६ प्रतिशत बालबालिकाको जन्मदर्ता प्रमाणपत्र नभएको पनि समितिले उल्लेख गरेको छ। UN Committee on the Elimination of Discrimination against Women · Nepal Law Commission CEDAW/C/NPL/CO/7, para 34(b)-(c), PDF p. 11; Rules 16-17 and 20, PDF pp. 8-12

Ideas to fix it

Upgrade the information systems used for records so they meet current needs, fix the problems found (fingerprint matching, missing retina scanners, documents disappearing after upload) and make service delivery effective.अभिलेख व्यवस्थापनमा प्रयोग भएका सूचना प्रणालीलाई समयसापेक्ष स्तरोन्नति गर्ने, औँठाछाप नमिल्ने, रेटिना स्क्यान उपकरण नहुने र अपलोड गरेका कागजात हट्नेजस्ता समस्या समाधान गर्ने तथा सेवा प्रवाह प्रभावकारी बनाउने। Proposed by: Office of the Auditor General Office of the Auditor General, Nepal
Ensure universal birth registration for all children regardless of their parents' legal status, including children of stateless women, refugees, migrant women and women sex workers.आमाबाबुको कानूनी हैसियत जेसुकै भए पनि राज्यविहीन महिला, शरणार्थी, आप्रवासी महिला र यौनकर्मी महिलाका सन्तानसहित सबै बालबालिकाको जन्मदर्ता सुनिश्चित गर्ने। Proposed by: UN Committee on the Elimination of Discrimination against Women UN Committee on the Elimination of Discrimination against Women

Where does it conflict with other laws?

No conflict with another law is documented in the sources we have reviewed so far.

Spotted an error, a loophole or a better source? Email feedback@policynepal.org. Please include the official source. We read every message but cannot promise a reply.